Home / Sectoren / Accountancy
AI & automatisering voor accountantskantoren
Minder tijd naar Wwft/UBO-intake en documentverwerking, zodat je team weer ruimte heeft voor nieuwe klanten.
Wat is WinSphere?
WinSphere is de AI- en automation-partner voor accountantskantoren van 10 tot 50 FTE in Nederland en Europa, opgericht door Rafael Matabadal. We bepalen wélke systemen je moet bouwen en in welke volgorde, en bouwen ze: eerst de fundering (schone data, gekoppelde systemen), dan de workflows die je team tijd kosten.
De lekken
De capaciteit lekt op drie plekken weg: het handmatig verwerken van documenten, het najagen van cliënten en het handmatig klaarzetten van periodieke rapportages.
1
Handmatige dataverwerking
Facturen, bonnen en bankmutaties worden handmatig ingeboekt en gecontroleerd. Illustratief: enkele uren per cliënt per maand aan overtypen en sorteren, tijd die niet naar advies gaat.
2
Terugkerende cliëntvragen
Status, ontbrekende stukken en deadlines najagen per mail. Eén cliënt aan de jas trekken kost meerdere mails per kwartaal, keer je hele cliëntenbestand.
Lek: handmatig najagen en herinneren
3
Periodieke rapportage en compliance
Btw-aangiftes, jaarwerk en rapportages met handmatige stappen en deadlinedruk. Rond elke deadline een piek van controle- en klaarzetwerk.
Lek: handwerk en deadlinedruk
n8n+
gekoppeld aan Exact Online, Twinfield, Snelstart, Moneybird, e-Boekhouden of AFAS
< 4
weken tot je eerste automatisering live staat
Vast
prijs per traject, vanaf €2.500
De oplossing
Per lek bouwen we een werkende automatisering, gekoppeld aan je bestaande pakket. De oplevering is automatisering in productie, geen advies.
Voor handmatige dataverwerking
Automatische intake en classificatie van documenten met AI: facturen, bonnen en bankmutaties worden herkend, gerubriceerd en klaargezet, gekoppeld aan je boekhoudpakket. Jouw team controleert in plaats van overtypt.
Oplevering: AI-intake gekoppeld aan je pakket
Bewezen ZZP-patroon, in aanbouw op jouw pakket
Voor terugkerende cliëntvragen
De workflow leest in je pakket of portaal welke stukken per cliënt nog ontbreken, mailt de cliënt automatisch een herinnering met precies wat er mist, en escaleert na een aantal dagen zonder reactie naar jouw medewerker.
Oplevering: automatische updates en herinneringen
In aanbouw op jouw pakket
Voor periodieke rapportage en compliance
Vanaf enkele dagen voor de btw- of jaarwerkdeadline verzamelt de workflow automatisch de benodigde stukken uit je pakket, zet ze klaar in een controlemap en signaleert per cliënt wat nog ontbreekt.
Oplevering: klaarzet- en controlestappen op tijd
In aanbouw op jouw pakket
Custom software waar pakketten tekortschieten
Past geen standaardpakket op jouw werkwijze? Dan bouwen we maatwerk, bijvoorbeeld een cliëntportaal of een interne tool die je intake en controle stroomlijnt.
Oplevering: maatwerk-software op jouw proces
Maatwerk, eerder gebouwd voor een betaalde klant
Wij koppelen met Exact Online, Twinfield, Snelstart, Moneybird, e-Boekhouden en AFAS, via hun API.
Flow
Zodra een document binnenkomt, herkent en boekt de AI het voor. Jij controleert alleen nog en bent klaar. Geen overtypen, geen sorteren, geen najagen van ontbrekende stukken.
Het resultaat
8
u/wk
ruwweg €15.000 per jaar terug per medewerker, nu nog handmatig inboeken en najagen.
70%
minder invoer
Minder handmatige invoer doordat documenten automatisch worden ingelezen.
2×
sneller
Snellere doorlooptijd rond periodieke deadlines doordat stukken eerder compleet zijn.
De vergelijking
Extra medewerker of los tool
✕
Vaste maandlasten die meegroeien met het aantal cliënten
✕
Handwerk blijft handwerk, alleen door meer handen gedaan
✕
Een los tool dekt één stap, de koppelingen blijven handmatig
✕
Kennis zit in hoofden en verdwijnt bij verloop
✕
Piek rond deadlines blijft een piek
WinSphere automatisering
✓
Eenmalig bouwen, daarna draait het zonder extra loonkosten
✓
Het handwerk zelf verdwijnt, je team controleert en adviseert
✓
Je systemen worden in één keer volledig gekoppeld, niet stap voor stap
✓
De werkwijze zit vast in de workflow, niet in één persoon
✓
Klaarzet- en controlewerk loopt automatisch mee met de deadline
Fit-check
Geen fit
Je bent een kantoor onder de 10 FTE; de winst is nu nog te klein voor de investering.
Je wilt het puur zelf blijven knutselen (DIY) zonder verantwoordelijke architect.
Je verwacht dat AI zonder gedefinieerde input en output ‘alles’ oplost.
Wél een fit
Je wilt een werkende automatisering in productie, geen adviesrapport.
Je pakket heeft een API of koppelmogelijkheid.
Eén iemand bij jou wordt eigenaar van het proces.
FAQ
WinSphereAI & automatisering die je laat groeien, zonder extra mensen aan te nemen.
WinSphere