Vraagposten
Wwft-rappel
Urenstaten
Dossierstukken
Vraagposten
Vraagposten zijn de stukken en antwoorden die een kantoor bij de klant moet opvragen voordat een dossier compleet is.
Bankafschriften
Facturen
De toelichting op een post
Het gewaarmerkte UBO-uittreksel dat alleen de klant zelf kan opvragen
Dat werk is nodig, het is zelden declarabel, en het komt elk jaar rond dezelfde periodes terug.
De flow
Zolang ze uitstaan staat het dossier stil, en belt of mailt iemand op kantoor erachteraan.
01
02
03
04
Automatiseren
Vooral het werk rond het dossier, niet het vak zelf: stukken opvragen bij klanten, vraagposten uitzetten en najagen, bankmutaties coderen, de btw-aangifte voorbereiden, het jaarwerk plannen, uren naar de factuur zetten, de inbox sorteren en een nieuwe klant onboarden. Bij kantoren met 10 tot 200 mensen begint WinSphere bij het najagen van vraagposten, omdat die uren nergens op een factuur staan. WinSphere bouwt dat in de systemen die jullie al hebben, zoals Exact, Basecone en Outlook. Het vakinhoudelijke oordeel en de handtekening blijven bij jullie.
Kies je eerste automatisering
Kies een taak. Je ziet meteen wat er nu bij jou blijft liggen, en wat er maandagochtend vanzelf draait.
Nu
’s avonds, door jou
- Je mailt zelf welke stukken je mist
- Je houdt in een lijstje bij wie leverde
- Wie niet reageert, mail je nog eens
Maandagochtend
draait vanzelf
- Elke klant krijgt zijn eigen verzoek
- Wie niets stuurt, krijgt vanzelf een herinnering
- Jij ziet alleen wie nog openstaat
Kost je alleen een half uur. Je ziet het eerst werken, daarna beslis je.
Voorbeelden, geen maatwerk: in het gesprek kijken we naar jouw proces.
Wat het kost
Bij accountantskantoren ligt de declarabiliteit gemiddeld op 73 procent en in het topkwartiel op 84 procent, bij een gemiddeld uurtarief van 105 euro.
In het rekenvoorbeeld hieronder gaan we uit van een medewerker die van 75 naar 85 procent declarabel gaat, dus tien procentpunt: iets minder dan de sprong van gemiddeld naar topkwartiel.
Voorbeeld met aannames
Het idee: gebeurt het najagen niet meer door mensen, dan gaan die uren naar werk dat wel op een factuur komt.
gemiddeld uurtarief
werkbare uren
procent declarabel in dit voorbeeld
Elk blokje is 5 procent van de werkbare uren. De twee lichte: van 75 naar 85 procent declarabel.
extra omzet per jaar, bij tien medewerkers
Het resultaat voor een medewerker die van 75 naar 85 procent declarabel gaat (tien procentpunt, iets minder dan de sprong van gemiddeld naar topkwartiel hierboven): bij 1.600 werkbare uren en een uurtarief van 105 euro ongeveer 16.800 euro per medewerker per jaar. Bij tien medewerkers 168.000 euro.
De bron: Simplicate Accountancy Benchmark, derde kwartaal 2025, bijna 400 kantoren van 5 tot 120 fte.
De aanname: het werkt alleen als er werk ligt om die uren mee te vullen, en niet elk kantoor haalt tien procentpunt. In het plan rekenen we met jullie eigen cijfers, en we zeggen het ook als het niet uit kan.
Dat plan is van jou, ook als het daarbij blijft.
Ter context
meer declarabele uren
eerder de maand gesloten
In een onderzoek van de Journal of Accountancy (augustus 2025, 277 accountants en transactiedata van 79 kantoren) rapporteerden accountants die generatieve AI gebruiken 21 procent meer declarabele uren en sloten ze de maand 7,5 dag eerder.
Dat zijn hun eigen opgaven in een onderzoek met een softwareleverancier, geen belofte van ons; het laat wel zien waar de winst zit.
Acht vragen
Dit zijn de vragen die we in het eerste half uur stellen. Je kunt ze ook zelf stellen aan de mensen die het werk doen, niet over hen.
01
Waar wil je dit jaar staan met de zaak, en wat moet daarvoor gebeuren?
02
Wat is er dit jaar veranderd waar je last van hebt?
03
Komt er dit jaar nog iets van buiten op je af waar je iets mee moet, en wanneer precies?
04
Neem me eens mee door een gewone week. Wat is het eerste wat er maandagochtend gebeurt?
05
Welk werk komt elke week terug waar niemand blij van wordt?
06
Stel dat je morgen twee weken weg bent. Wat loopt er dan vast, en bij wie?
07
Wat blijft er structureel liggen tot het te laat is?
08
Waar wordt op kantoor het laatst over geklaagd?
Wie deze acht eerlijk beantwoordt, heeft een stapel zonder cijfer te pakken.
Dat cijfer maken wij, met jullie eigen tarief en bezetting.
Wat er al bestaat
Voor het opvragen van stukken bestaan al specifieke tools.
Werken jullie hier al mee
Prepared by Client van Visionplanner
PinkWeb Uitvragen
Dan is de uitvraag waarschijnlijk niet het proces waar de uren weglekken.
Dan kijken we naar wat ernaast ligt
De Wwft-intake en het UBO-dossier bij klantacceptatie
De interne overdracht tussen medewerkers
De jaarrekening die klaar is en wacht op een laatste blik
Dat zeggen we in het half uur, niet pas in het plan.
Voor wie
Geen fit
Je zoekt een demo of een losse chatbot.
Je wilt eerst je hele proces omgooien.
De stukken liggen bij binnenkomst al compleet aan, en niemand jaagt er iets achteraan.
Er is bij jullie al iemand wiens werk het is om deze systemen te bouwen en draaiend te houden.
Wel een fit
Een accountantskantoor met 10 tot 200 mensen, zonder IT-afdeling om dit aan te geven.
Vraagposten blijven bij klanten liggen, en iemand op kantoor jaagt ze na.
Je wilt je werkwijze niet omgooien, maar wel weten wat dat najagen jullie aan declarabele uren kost.
Jullie willen dit echt: er is iemand die er enthousiast van wordt om werk met AI en automatisering anders te doen.
Het vakinhoudelijke oordeel, het klantcontact en de handtekening blijven bij jullie. Het najagen niet.
Hoe het loopt
01
Een half uur meekijken.
02
Binnen een week een uitgeschreven plan op jullie eigen cijfers, dat we samen doornemen.
03
Komt de rekensom niet op minstens 3x de prijs, dan beginnen we niet en betalen jullie niets. Daarna maandelijks opzegbaar, met een nulmeting vooraf.
Wat er in het plan staat
In het plan rekenen we met jullie eigen tarief, uren en bezetting.
Jullie werkwijze verandert niet.
Er komt geen nieuw pakket.
Het vakinhoudelijke werk blijft bij het kantoor.
Wat het kost hoor je in dat tweede gesprek, voordat je iets beslist.
Bekijk alle diensten
Een half uur, geen pitch, en daarna weet je het.
Rafael Matabadal.
Oprichter WinSphere.
Je spreekt met Rafael, degene die het bouwt. Geen salesteam, geen script.
Wat er gebeurt als je op de knop drukt
01
Een half uur meekijken. Jij vertelt hoe een gewone week loopt, wij vragen door.
02
Een uitgeschreven plan. Binnen een week: wat zich laat automatiseren en wat dat scheelt.
03
Samen doornemen. In een tweede gesprek. Komt het niet op minstens 3x de prijs, dan beginnen we niet en betalen jullie niets.
04
Maandelijks opzegbaar. Bouwen, invoeren, meten. Elke maand zie je wat veranderd is.
WinSphereWij maken kantoren vindbaar en halen het handwerk eruit. Website, automatisering en software op maat voor kantoren en bureaus met 10 tot 200 mensen.