AI & automatisering voor accountantskantoren

Meer klanten bedienen. Zonder de volgende hire.

Meer klanten bedienen. Zonder de volgende hire.

Meer klanten bedienen. Zonder de volgende hire.

Minder tijd naar Wwft/UBO-intake en documentverwerking, zodat je team weer ruimte heeft voor nieuwe klanten.

Document binnen
AI herkent velden
Route A: automatisch geboekt
Route B: accountant kijkt mee
Archief + melding
Document binnen
AI herkent velden
Route A: automatisch geboekt
Route B: accountant kijkt mee
Archief + melding

Wat is WinSphere?

WinSphere is de AI- en automation-partner voor accountantskantoren van 10 tot 50 FTE in Nederland en Europa, opgericht door Rafael Matabadal. We bepalen wélke systemen je moet bouwen en in welke volgorde, en bouwen ze: eerst de fundering (schone data, gekoppelde systemen), dan de workflows die je team tijd kosten.

De lekken

Waar lekt de capaciteit bij een accountantskantoor?

Waar lekt de capaciteit bij een accountantskantoor?

Waar lekt de capaciteit bij een accountantskantoor?

De capaciteit lekt op drie plekken weg: het handmatig verwerken van documenten, het najagen van cliënten en het handmatig klaarzetten van periodieke rapportages.

1

Handmatige dataverwerking

Facturen, bonnen en bankmutaties worden handmatig ingeboekt en gecontroleerd. Illustratief: enkele uren per cliënt per maand aan overtypen en sorteren, tijd die niet naar advies gaat.

Lek: uren aan repetitief invoerwerk

2

Terugkerende cliëntvragen

Status, ontbrekende stukken en deadlines najagen per mail. Eén cliënt aan de jas trekken kost meerdere mails per kwartaal, keer je hele cliëntenbestand.

Lek: handmatig najagen en herinneren

3

Periodieke rapportage en compliance

Btw-aangiftes, jaarwerk en rapportages met handmatige stappen en deadlinedruk. Rond elke deadline een piek van controle- en klaarzetwerk.

Lek: handwerk en deadlinedruk

n8n+

gekoppeld aan Exact Online, Twinfield, Snelstart, Moneybird, e-Boekhouden of AFAS

< 4

weken tot je eerste automatisering live staat

Vast

prijs per traject, vanaf €2.500

De oplossing

Wat automatiseert WinSphere precies?

Wat automatiseert WinSphere precies?

Wat automatiseert WinSphere precies?

Per lek bouwen we een werkende automatisering, gekoppeld aan je bestaande pakket. De oplevering is automatisering in productie, geen advies.

Voor handmatige dataverwerking

Automatische intake en classificatie van documenten met AI: facturen, bonnen en bankmutaties worden herkend, gerubriceerd en klaargezet, gekoppeld aan je boekhoudpakket. Jouw team controleert in plaats van overtypt.

Oplevering: AI-intake gekoppeld aan je pakket

Bewezen ZZP-patroon, in aanbouw op jouw pakket

Voor terugkerende cliëntvragen

De workflow leest in je pakket of portaal welke stukken per cliënt nog ontbreken, mailt de cliënt automatisch een herinnering met precies wat er mist, en escaleert na een aantal dagen zonder reactie naar jouw medewerker.

Oplevering: automatische updates en herinneringen

In aanbouw op jouw pakket

Voor periodieke rapportage en compliance

Vanaf enkele dagen voor de btw- of jaarwerkdeadline verzamelt de workflow automatisch de benodigde stukken uit je pakket, zet ze klaar in een controlemap en signaleert per cliënt wat nog ontbreekt.

Oplevering: klaarzet- en controlestappen op tijd

In aanbouw op jouw pakket

Custom software waar pakketten tekortschieten

Past geen standaardpakket op jouw werkwijze? Dan bouwen we maatwerk, bijvoorbeeld een cliëntportaal of een interne tool die je intake en controle stroomlijnt.

Oplevering: maatwerk-software op jouw proces

Maatwerk, eerder gebouwd voor een betaalde klant

Wij koppelen met Exact Online, Twinfield, Snelstart, Moneybird, e-Boekhouden en AFAS, via hun API.

Flow

Van document binnen naar geboekt, automatisch

Van document binnen naar geboekt, automatisch

Van document binnen naar geboekt, automatisch

Zodra een document binnenkomt, herkent en boekt de AI het voor. Jij controleert alleen nog en bent klaar. Geen overtypen, geen sorteren, geen najagen van ontbrekende stukken.

Document binnen
AI herkent velden
Route A: automatisch geboekt
Route B: accountant kijkt mee
Archief + melding
Document binnen
AI herkent velden
Route A: automatisch geboekt
Route B: accountant kijkt mee
Archief + melding

Het resultaat

Wat levert het op?

Wat levert het op?

Wat levert het op?

8

u/wk

ruwweg €15.000 per jaar terug per medewerker, nu nog handmatig inboeken en najagen.

70%

minder invoer

Minder handmatige invoer doordat documenten automatisch worden ingelezen.

sneller

Snellere doorlooptijd rond periodieke deadlines doordat stukken eerder compleet zijn.

De vergelijking

Hoe verschilt dit van een extra medewerker of een los tool?

Hoe verschilt dit van een extra medewerker of een los tool?

Hoe verschilt dit van een extra medewerker of een los tool?

Extra medewerker of los tool

Vaste maandlasten die meegroeien met het aantal cliënten

Handwerk blijft handwerk, alleen door meer handen gedaan

Een los tool dekt één stap, de koppelingen blijven handmatig

Kennis zit in hoofden en verdwijnt bij verloop

Piek rond deadlines blijft een piek

WinSphere automatisering

Eenmalig bouwen, daarna draait het zonder extra loonkosten

Het handwerk zelf verdwijnt, je team controleert en adviseert

Je systemen worden in één keer volledig gekoppeld, niet stap voor stap

De werkwijze zit vast in de workflow, niet in één persoon

Klaarzet- en controlewerk loopt automatisch mee met de deadline

Fit-check

Voor wie is dit wél, en voor wie niet?

Voor wie is dit wél, en voor wie niet?

Geen fit

Je bent een kantoor onder de 10 FTE; de winst is nu nog te klein voor de investering.

Je wilt het puur zelf blijven knutselen (DIY) zonder verantwoordelijke architect.

Je verwacht dat AI zonder gedefinieerde input en output ‘alles’ oplost.

Wél een fit

Je wilt een werkende automatisering in productie, geen adviesrapport.

Je pakket heeft een API of koppelmogelijkheid.

Eén iemand bij jou wordt eigenaar van het proces.

FAQ

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Wij ontwerpen en bouwen geautomatiseerde workflows: datapijplijnen, koppelingen tussen je systemen en AI-stappen die je terugkerende werk overnemen. Het resultaat is werkende automatisering in productie, geen advies of demo.

Ja, en dat doen we als eerste stap. AI of automatisering bovenop rommelige data automatiseert alleen de chaos. We schonen de data op en koppelen de systemen, dan pas automatiseren we. Dat is foundation first.

n8n is een automatiseringsplatform waarmee we je tools aan elkaar knopen en workflows bouwen die je zelf in beheer houdt. Geen vendor lock-in, en we koppelen met je bestaande stack van CRM tot e-mail.

Een extra hire doet het handwerk handmatig, met vaste kosten en zonder schaalvoordeel. Wij automatiseren het werk zelf, zodat je team meer doet zonder te groeien.

Juist kleinere teams winnen het meest, omdat daar de meeste tijd weglekt naar handwerk. We beginnen bij het grootste lek en bouwen vanaf daar uit. We werken vooral met MKB van 5 tot 50 medewerkers.

Een traject start vanaf 2.500 euro eenmalig plus 749 euro per 4 weken, afhankelijk van je situatie. Je weet vooraf waar je aan toe bent.

Ja. We werken met je bestaande, gekoppelde systemen en richten verwerkingen in volgens de AVG. Zie ons privacybeleid voor de verwerkers en afspraken.

Welk lek kost jouw kantoor de meeste tijd?

Welk lek kost jouw kantoor de meeste tijd?

Welk lek kost jouw kantoor de meeste tijd?

Je spreekt direct met mij, geen accountmanager ertussen. Rafael

Je spreekt direct met mij, geen accountmanager ertussen. Rafael

© 2026 WinSphere · winsphere.ai · KvK 93325614Den Haag, NL
WinSphere