Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, opdrachten en overeenkomsten tussen WinSphere en haar klanten, en op de Kennismaking (artikel 17). Versie 18 oktober 2026 (laatst bijgewerkt op 18 oktober 2026). De vorige versie was van 23 juli 2026.
Deze voorwaarden worden gehanteerd door WinSphere Dynamics, eenmanszaak van Rafael Matabadal, handelend onder de naam WinSphere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93325614, btw-nummer NL005014102B77, gevestigd te Den Haag (bedrijfsgegevens: winsphere.ai/bedrijfsgegevens).
1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: WinSphere: WinSphere Dynamics, eenmanszaak van Rafael Matabadal, handelend onder de naam WinSphere, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93325614, btw-nummer NL005014102B77, gevestigd te Den Haag (bedrijfsgegevens: winsphere.ai/bedrijfsgegevens); de gebruiker van deze voorwaarden. Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met WinSphere een overeenkomst aangaat of daartoe een aanvraag doet. Opdracht: de door WinSphere te verrichten werkzaamheden op het gebied van AI, automatisering en datasystemen. Overeenkomst: elke afspraak tussen WinSphere en de klant tot het verrichten van diensten. Schriftelijk: ook per e-mail of via een andere elektronische weg.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten waarbij WinSphere diensten levert. Afwijkingen gelden alleen als deze schriftelijk zijn overeengekomen. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Als een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
Deze voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant beschikbaar gesteld en zijn te downloaden en op te slaan via winsphere.ai/algemene-voorwaarden. WinSphere voegt deze voorwaarden, samen met het privacybeleid en het AI Act-beleid, als vaste bijlagen bij elke opdrachtbevestiging. De klant bevestigt de ontvangst van deze bijlagen bij ondertekening van de opdrachtbevestiging. Door akkoord te gaan met een offerte of opdrachtbevestiging waarin naar deze voorwaarden wordt verwezen, aanvaardt de klant de toepasselijkheid ervan.
3. Offertes en voorstellen
3.1 Een offerte of voorstel van WinSphere is bindend gedurende de daarin genoemde geldigheidstermijn, of bij ontbreken daarvan dertig dagen. Wil WinSphere een voorstel vrijblijvend uitbrengen, dan staat dat er uitdrukkelijk in; een voorstel is dan als geheel vrijblijvend. De in het voorstel genoemde prijs is een vaste prijs voor de in het voorstel beschreven werkzaamheden (de scope) en de daarin opgenomen definitie van gereed.
3.2 Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. WinSphere kan niet worden gehouden aan een offerte of voorstel als de klant redelijkerwijs kon begrijpen dat dit een kennelijke vergissing of verschrijving bevatte.
3.3 Wijzigingen of toevoegingen aan de scope zijn meerwerk (artikel 8). WinSphere waarschuwt de klant schriftelijk en vóór aanvang van het meerwerk voor de gevolgen voor prijs en opleverdatum. Zonder schriftelijk akkoord van de klant voert WinSphere het meerwerk niet uit, behalve wanneer uitstel redelijkerwijs niet mogelijk is (artikel 8).
3.4 Beloftes over prijs, termijn en omvang van een opdracht staan in het voorstel of de opdrachtbevestiging. Voor de Kennismaking gelden de toezeggingen in artikel 17.
4. Uitvoering van de opdracht
WinSphere voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit, op basis van een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd. WinSphere bepaalt de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd. WinSphere mag bij de uitvoering derden inschakelen, met inachtneming van de afspraken over geheimhouding en gegevensbescherming.
5. Medewerking en aangeleverde gegevens van de klant
De klant zorgt ervoor dat alle gegevens, toegang en middelen die WinSphere nodig heeft tijdig en in de gewenste vorm beschikbaar zijn. De klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens. Als de klant zijn medewerking niet of niet tijdig verleent, kan WinSphere de uitvoering opschorten en de daaruit voortvloeiende extra kosten in rekening brengen.
6. Prijzen en betaling
Tenzij anders overeengekomen worden diensten gefactureerd op basis van een vast bedrag per opdracht of per overeengekomen periode. Facturen dienen binnen veertien dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders is afgesproken. Bij niet-tijdige betaling is de klant van rechtswege in verzuim en kan WinSphere de wettelijke (handels)rente en redelijke incassokosten in rekening brengen. WinSphere mag haar werkzaamheden opschorten zolang openstaande facturen niet zijn voldaan.
7. Oplevering en termijnen
7.1 Termijnen die WinSphere noemt buiten een voorstel zijn indicatief. Een opleverdatum in een voorstel is een afgesproken datum, maar geen fatale termijn, tenzij het voorstel dat uitdrukkelijk zegt. Bij overschrijding stelt de klant WinSphere schriftelijk in gebreke en biedt een redelijke termijn om alsnog na te komen.
7.2 De opleverdatum verschuift met de duur van vertraging die voortvloeit uit (a) te late of onvolledige aanlevering van gegevens, toegang of beslissingen door de klant, (b) wijzigingen of meerwerk, (c) overmacht (artikel 14), of (d) vertraging bij derde partijen waar de klant van afhankelijk is. Vertraging bij derden die WinSphere zelf inschakelt, valt onder artikel 14 voor zover sprake is van overmacht. WinSphere meldt dit schriftelijk binnen vijf werkdagen nadat zij het merkt, met reden en nieuwe datum.
7.3 Opgeleverd is het werk zodra de in het voorstel genoemde definitie van gereed is behaald. Een opgeleverd resultaat geldt als aanvaard als de klant binnen een redelijke termijn na oplevering geen schriftelijke en onderbouwde opmerkingen heeft gemaakt.
8. Wijzigingen en meerwerk
Als tijdens de uitvoering blijkt dat de opdracht moet worden aangepast of uitgebreid, treden partijen in overleg over de gevolgen voor planning en prijs. Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijk overeengekomen opdracht vallen, worden als meerwerk beschouwd en apart in rekening gebracht. WinSphere voert meerwerk pas uit na akkoord van de klant, behalve wanneer uitstel redelijkerwijs niet mogelijk is. Een onjuiste inschatting door WinSphere is geen meerwerk. Spoedwerk zonder akkoord wordt alleen in rekening gebracht als het strikt nodig was om schade te voorkomen en WinSphere de klant er direct over heeft geïnformeerd.
9. Intellectueel eigendom
Dit artikel geldt voor opdrachten. Voor de Kennismaking gelden de regels van artikel 17.5.
Alle intellectuele eigendomsrechten op door WinSphere ontwikkelde of geleverde werken, waaronder workflows, code, configuraties, documentatie en concepten, berusten bij WinSphere, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Na volledige betaling verkrijgt de klant een gebruiksrecht voor het overeengekomen doel. Het is de klant niet toegestaan om geleverde werken zonder toestemming te verveelvoudigen of aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor eigen intern gebruik. Voor zover bij de uitvoering van de opdracht gebruik wordt gemaakt van AI-modellen van derden, blijven eventuele rechten op de onderliggende modellen bij de betreffende modelaanbieder. Output die met een AI-systeem specifiek voor de klant wordt gegenereerd, valt onder het in dit artikel omschreven gebruiksrecht. WinSphere mag geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens gebruiken ter verbetering van haar eigen dienstverlening, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Voor gegevens uit de Kennismaking geldt dit niet (artikel 17.6).
10. Geheimhouding
Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst. Onder vertrouwelijke informatie valt onder meer bedrijfsgegevens, klantgegevens, technische gegevens en strategische informatie. Deze verplichting blijft ook na het einde van de overeenkomst van kracht.
11. Verwerking van persoonsgegevens
Voor zover WinSphere bij de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens verwerkt, gebeurt dit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming. Waar WinSphere als verwerker optreedt, leggen partijen de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Zie voor meer informatie ons Privacybeleid. De klant staat ervoor in dat de persoonsgegevens die hij in het kader van de opdracht aan WinSphere verstrekt of laat verwerken op rechtmatige wijze zijn verkregen en dat voor de verwerking daarvan een toereikende grondslag bestaat, waaronder waar vereist een geldige toestemming van de betrokkene(n). De klant vrijwaart WinSphere voor aanspraken van derden of toezichthouders die verband houden met het ontbreken van een toereikende grondslag voor de door de klant aangeleverde gegevens.
12. AI Act, menselijk toezicht en transparantie
Voor zover WinSphere in het kader van de opdracht AI-systemen ontwikkelt, configureert of oplevert, wordt de klant aangemerkt als gebruiksverantwoordelijke (deployer) in de zin van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) voor het gebruik van het opgeleverde systeem binnen zijn eigen organisatie, tenzij partijen schriftelijk uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen. WinSphere treedt niet op als aanbieder (provider) in de zin van de AI Act, tenzij dit voor een specifieke opdracht schriftelijk is overeengekomen, of tenzij WinSphere op grond van artikel 25 van de AI Act als zodanig wordt aangemerkt (bijvoorbeeld bij een wezenlijke wijziging van een bestaand hoogrisicosysteem onder eigen naam). De klant is zelf verantwoordelijk voor het beoordelen of een geleverd AI-systeem kwalificeert als hoogrisico-AI-systeem in de zin van bijlage III bij de AI Act, waaronder in het bijzonder systemen voor werving, selectie of beoordeling van natuurlijke personen (bijlage III, punt 4), en voor het naleven van de daaruit voortvloeiende verplichtingen, waaronder artikel 26 AI Act. WinSphere verstrekt op verzoek de voor deze beoordeling relevante technische informatie over het opgeleverde systeem. De klant zorgt voor adequaat menselijk toezicht op door WinSphere opgeleverde AI-systemen conform artikel 14 AI Act, in het bijzonder bij systemen die worden ingezet voor beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor natuurlijke personen. WinSphere levert het systeem op met technische mogelijkheden voor menselijke controle en interventie; de inrichting en uitvoering van dat toezicht binnen de organisatie van de klant is en blijft de verantwoordelijkheid van de klant. De klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn eigen eindgebruikers, kandidaten of andere betrokkenen over de inzet van AI in processen waarbij zij betrokken zijn, waaronder de verplichtingen op grond van artikel 50 van de AI Act en de artikelen 13 en 14 AVG. De klant vrijwaart WinSphere voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet of niet volledig nakomen van deze informatieverplichting.
13. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van WinSphere voor schade die de klant lijdt door een toerekenbare tekortkoming bij de uitvoering van de opdracht, is beperkt tot maximaal driemaal (3x) de voor de betreffende opdracht overeengekomen vergoeding. Bij een opdracht met vaste prijs is dat driemaal de volledige vaste prijs, ook als nog niet alles is gefactureerd. Bij doorlopende overeenkomsten is het plafond driemaal het bedrag dat in de twaalf maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis is gefactureerd. De plafonds van dit artikel en van artikel 17.9 tellen niet bij elkaar op. Voor de Kennismaking geldt artikel 17.9. WinSphere is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade. Onder indirecte schade wordt in ieder geval verstaan: gevolgschade, gederfde winst, verlies van goodwill, bedrijfsstilstand, en aanspraken van klanten van de klant. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van WinSphere of haar leidinggevenden, en ook niet als de beperking in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is (artikel 6:248 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek). Aansprakelijkheid van WinSphere voor schade veroorzaakt door door haar ingeschakelde hulppersonen of derden is op dezelfde wijze beperkt als de aansprakelijkheid van WinSphere zelf. Een vordering tot schadevergoeding dient, op straffe van verval, schriftelijk en gemotiveerd bij WinSphere te zijn ingediend binnen twaalf maanden nadat de klant bekend was of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van WinSphere, onverminderd de wettelijke verjaringstermijnen van artikel 3:307 en 3:310 van het Burgerlijk Wetboek voor vorderingen die deze vervaltermijn overleven.
14. Overmacht
WinSphere is niet gehouden tot nakoming van een verplichting als zij daartoe wordt verhinderd door overmacht in de zin van artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek. Onder overmacht wordt onder meer verstaan storingen of uitval van internet, telecommunicatie of energie, storingen bij toeleveranciers, cloud- of AI-modelaanbieders, en andere omstandigheden buiten de invloedssfeer van WinSphere. Tijdens overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding.
15. Duur en opzegging
De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van de opdracht of voor de overeengekomen periode. Doorlopende overeenkomsten kunnen door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, tenzij anders overeengekomen. Reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten worden bij opzegging in rekening gebracht.
Bij het einde van de overeenkomst stelt WinSphere op verzoek de bij de klant horende gegevens en configuraties in een gangbaar formaat beschikbaar en verwijdert daarna de onder haar beheer resterende kopieën, behoudens wettelijke bewaarplichten. De kosten van een uitgebreide export en overdracht kunnen apart in rekening worden gebracht.
16. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten tussen WinSphere en de klant is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden, voor zover de wet dit toelaat, voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar WinSphere is gevestigd. Partijen spannen zich in om een geschil eerst in onderling overleg op te lossen voordat zij dit aan de rechter voorleggen.
17. Kennismaking, plan en voorbeeldstap
17.1 De kennismaking, het plan en de voorbeeldstap (samen: de Kennismaking) voert WinSphere zonder vergoeding uit. De Kennismaking is kosteloos; zij leidt niet tot een overeenkomst voor de bouw van een systeem en verplicht geen van beide partijen tot een vervolgopdracht.
17.2 Deze voorwaarden, het privacybeleid en het AI Act-beleid zijn van toepassing op de Kennismaking. WinSphere stuurt ze vóór de eerste stap per e-mail mee, als bijlage die kan worden opgeslagen. WinSphere begint de voorbeeldstap pas nadat de klant per e-mail heeft bevestigd dat hij de voorwaarden heeft ontvangen en aanvaardt. Voor de Kennismaking vervangt dit artikel 17.2 de bevestiging bij ondertekening van de opdrachtbevestiging uit artikel 2. De laatste zin van artikel 5, artikel 6 en de laatste zin van de eerste alinea van artikel 15 gelden niet voor de Kennismaking.
17.3 WinSphere voert de Kennismaking uit met een inspanningsverplichting. Zij is niet gehouden tot een bepaald resultaat: WinSphere streeft naar een werkende voorbeeldstap binnen een week na volledige aanlevering, maar staat niet in voor de juistheid van het plan, voor de werking van de voorbeeldstap buiten het voorbeeld, of voor besparingen. Het plan en de voorbeeldstap dienen om te beoordelen of een vervolgopdracht zinvol is.
17.4 Termijnen voor de Kennismaking (zoals binnen een week) gaan in zodra de klant de benodigde cijfers of het voorbeeld volledig heeft aangeleverd, en zijn streeftermijnen. Bij overschrijding meldt WinSphere dit zo snel mogelijk met een nieuwe datum. WinSphere mag een Kennismaking weigeren of beëindigen als het voorbeeld ongeschikt is, niet tijdig volledig is aangeleverd, geen handwerk betreft of als de capaciteit vol is. WinSphere voert per week maximaal drie voorbeeldstappen uit, in volgorde van volledige aanlevering. Beëindiging of weigering brengt voor de klant geen kosten mee.
17.5 Het plan mag de klant na afloop vrij gebruiken, ook om door derden te laten uitvoeren. De rechten op de methoden, het gereedschap en de achterliggende componenten blijven bij WinSphere. De voorbeeldstap (workflow, code, configuratie) blijft van WinSphere en wordt de klant alleen ter beoordeling getoond, niet voor gebruik in productie of door derden. Een gebruiksrecht voor productie ontstaat pas in een opdracht volgens artikel 9.
17.6 De klant behoudt alle rechten op zijn eigen gegevens en documenten. WinSphere gebruikt ze uitsluitend voor de Kennismaking en niet om haar eigen dienstverlening te verbeteren.
17.7 De klant levert voor de voorbeeldstap een nagemaakt of geanonimiseerd voorbeeld. Geanonimiseerd betekent dat niemand in het voorbeeld meer te herleiden is, ook niet met aanvullende gegevens; alleen namen vervangen is niet genoeg. Echte persoonsgegevens levert de klant alleen aan nadat partijen schriftelijk (ook per e-mail) een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Gegevens die onder een beroepsgeheim vallen en bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) neemt WinSphere in de Kennismaking niet aan; die kunnen pas in een opdracht worden verwerkt, na een verwerkersovereenkomst en schriftelijke afspraken over het beroepsgeheim en de grondslag. Ontvangt WinSphere zulke gegevens toch, dan verwijdert zij ze zonder ze te gebruiken en meldt dat de klant. De klant staat in dat hij gerechtigd is het voorbeeld te delen en vrijwaart WinSphere voor aanspraken van derden die daarmee verband houden.
17.8 De Kennismaking eindigt zodra de klant meldt dat hij geen opdracht wil geven, of, als een bericht uitblijft, veertien dagen nadat WinSphere het plan heeft geleverd. Volgt er geen opdracht, dan verwijdert WinSphere het voorbeeld en wat daaruit is afgeleid binnen dertig dagen na het einde van de Kennismaking, en bevestigt dat op verzoek schriftelijk. Kopieën in back-ups, ook bij door WinSphere ingeschakelde dienstverleners, verdwijnen volgens het vaste schema van die back-ups; WinSphere gebruikt ze niet. Vraagt de klant vóór die tijd om teruggave, dan geeft WinSphere de gegevens eerst terug. Het voorbeeld wordt verwerkt in de systemen van WinSphere; op verzoek meldt WinSphere vooraf waar die staan. Artikel 10 (geheimhouding) geldt voor het voorbeeld en het plan, ook als geen opdracht volgt.
17.9 De aansprakelijkheid van WinSphere voor schade uit de Kennismaking is beperkt tot EUR 2.500 per Kennismaking. Artikel 13 over indirecte schade en over opzet of bewuste roekeloosheid blijft gelden.
WinSphereWij maken kantoren vindbaar en halen het handwerk eruit. Website, automatisering en software op maat voor kantoren en bureaus met 10 tot 200 mensen.