Wat er draait
Voor een searchbureau bouwden we een zoekagent. Onze eigen exclusielijst voegt elke ochtend om 07:00 nieuwe reacties uit HeyReach, Instantly en HighLevel samen tot een schone lijst, zodat niemand twee keer benaderd wordt.
WinSphere draait zelf op de systemen die we voor klanten bouwen.
exclusielijst
Live
Onze eigen operatie
Draait dagelijks
Wat er nog meer draait
De vijf routes
Ook de routes waar wij niet in voorkomen. Daarom staat hier eerst wanneer je ons niet nodig hebt, en pas daarna de vergelijking.
01
Zo laten
Wanneer dit de beste keuze is
De beste keuze als de stapel klein is, of als er iets groters speelt: een fusie, een pakketwissel, iemand die weggaat. Dan klopt elk systeem dat je nu bouwt over een half jaar niet meer, en is wachten geen uitstel maar volgorde.
Wat het kost
Het lek loopt nog een jaar door, en omdat het bedrag nergens op een factuur staat, ziet niemand het.
02
Iemand erbij
Wanneer dit de beste keuze is
De beste keuze als het werk oordeel, klantcontact of vakinhoud vraagt, of als het volume zo onregelmatig is dat geen twee weken hetzelfde zijn. Daar wil je een mens. Het is ook de route als je het volledig intern wilt houden. Reken er dan wel op dat diegene deze kennis meestal niet meebrengt, en dat het daarna bij een persoon hangt.
Wat het kost
Vaste kosten, elke maand, of het druk is of niet. Het handwerk blijft handwerk, alleen sneller. En vertrekt diegene, dan vertrekt het proces mee.
03
Zelf bouwen in een tool: Zapier, Make of n8n
Wanneer dit de beste keuze is
De beste keuze als het om een of twee koppelingen gaat tussen tools die allebei een nette koppeling hebben, en iemand op kantoor het leuk vindt en er tijd voor heeft. Zapier is het snelst voor losse koppelingen, Make zit ertussenin, n8n geeft de meeste controle en kan in je eigen omgeving draaien. Wij werken zelf met n8n en schrijven eigen code; waar een tool tekortschiet, bouwen we de software zelf.
Wat het kost
Niet het bouwen, maar het bijhouden. Een koppeling verandert en de flow valt stil zonder melding. Je betaalt per uitgevoerde taak, dus de rekening groeit mee met het volume. En de collega die het bouwde heeft na drie maanden andere prioriteiten.
04
Zelf bouwen met AI: Claude Code of Cursor
Wanneer dit de beste keuze is
De beste keuze als je zelf technisch bent of het wilt worden, als het om een intern hulpmiddel gaat waar geen klantgegevens in zitten, en als het mag breken zonder dat er bij een klant iets misgaat. Dan gaat het snel en leer je er veel van. Wij bouwen zelf met dezelfde tools.
Wat het kost
Vier dingen die je pas later ziet: er is niemand wiens werk het is om het te herstellen als een koppeling verandert, de tool kiest een werkende route en niet per se de veiligste, er is geen nulmeting dus niemand kan achteraf laten zien wat het opleverde, en het draait op het account, de laptop en in het hoofd van een persoon.
05
Een bureau inhuren
Wanneer dit de beste keuze is
De beste keuze als je een groot project in een keer wilt neerzetten en er intern iemand is die het bewaakt. Een bureau met veel handen bouwt sneller veel tegelijk dan wij.
Wat het kost
Een traject begint vaak bij wat er gebouwd kan worden in plaats van bij wat het oplevert, en na oplevering is het jouw systeem geworden.
WinSphere
En wij? Wij pakken het werk op dat blijft liggen, zonder dat jullie werkwijze verandert: eerst doorgerekend op jullie eigen cijfers, dan gebouwd, daarna draaiend gehouden.
Naast elkaar
Dezelfde zeven vragen aan elke route. Geen bedragen, want elk bedrag dat wij over jouw situatie zouden noemen is een cijfer zonder bron; het bedrag dat er wel toe doet staat een sectie verderop.
Voordeel van deze route
Risico van deze route
Geen tegeltje: neutraal, en dat is de bedoeling
Zo laten
Iemand erbij
Zelf, in een tool
Zelf, met AI
Een bureau
WinSphere
Wat het je in het begin kost aan tijd van je team
+
Niets, en dat blijft zo
Werven, inwerken, begeleiden
Avonden van een collega
Avonden, plus uitzoekwerk
Workshops en afstemming
Een half uur om te beginnen; daarna elke maand tijd om te testen en in te voeren
Hoe snel je weet of het uit kan
-
Nooit; het lek staat op geen factuur
Na een paar maanden, op gevoel
+
Bij een of twee koppelingen proef je het in een middag
Pas als het draait
Meestal pas na oplevering
Binnen een week, op papier; bij een losse koppeling is zelf proberen sneller
Of je werkwijze en je systemen moeten veranderen
+
Nee
+
Nee
Soms; de tool bepaalt mee
Vaak; er komt iets nieuws bij
Vaak een pakket erbij
+
Nee; wij pakken op wat blijft liggen
Wie het draaiend houdt als het stuk gaat
Niet van toepassing
Diegene zelf, als hij er is
De collega die het bouwde
De collega die het bouwde
Wat er in het contract staat
+
Wij, met logging en foutafhandeling
Wie er let op security en de AVG
Blijft zoals het nu is
+
Jullie eigen beleid
De tool doet de basis, de inrichting is van jou
-
Wat de tool kiest
Vraag ernaar; het verschilt
+
Vastgelegd wie wat verwerkt
Wat er gebeurt als degene die het bouwde weggaat
Niet van toepassing
-
Het proces vertrekt mee
-
Niemand weet nog wat er draait
-
Niemand kan de code lezen
+
Een team met meerdere bouwers; een vertrek vangt het team op
Wij zijn een klein team en leggen alles vast in documentatie; het kan ook in jullie eigen omgeving draaien
Wat je overhoudt als je stopt
Niets veranderd
Een vacature
Losse flows, geen overzicht
Code die niemand kent
Wat er in het contract staat
+
Het uitgeschreven plan, en dat is van jou
Elke route heeft een situatie waarin hij de beste keuze is; die staan hierboven. Deze tabel gaat over wat er daarna gebeurt. Bij een paar van de zeven vragen is een andere route beter dan wij. Dat hoort erbij. Wat er bij ons gebeurt als ons iets overkomt, staat in de vragen onderaan deze pagina.
Zelf bouwen
Dit is de vraag die we het vaakst krijgen, en het eerlijke antwoord is niet “laat het aan ons over”. Wij schrijven zelf maatwerksoftware, met Claude Code en Cursor, en gebruiken platforms als n8n waar dat beter te beheren is. Het verschil zit niet in het bouwen. Het zit in wat er omheen hoort zodra er klantgegevens in gaan en het maandag moet werken.
De meeste eigenaren zouden dit zelf kunnen uitzoeken. Ze doen het alleen niet: het bedrijf runnen gaat voor, en interne ontwikkeling blijft liggen. Precies daarom bestaat WinSphere.
Waar het meestal misgaat
Beheer. De flow werkt op de dag dat hij gebouwd wordt. Verandert er een koppeling, dan valt hij stil, vaak zonder melding, en het is niemands werk om hem te herstellen.
Security en de AVG. Een AI-tool kiest een route die werkt, niet per se een die veilig is. Sleutels blijven in de code staan en gegevens gaan langs een dienst die niemand heeft getoetst.
Meting. Zonder nulmeting kan achteraf niemand laten zien of het iets heeft opgeleverd, en blijft het bij een gevoel.
Continuiteit. Het draait op het account, de laptop en in het hoofd van een persoon.
Volume. Bij een tool die per uitgevoerde taak rekent, groeit de rekening mee met de groei die je juist zocht.
Wanneer zelf bouwen prima kan
+
Het gaat om een of twee koppelingen tussen tools die allebei een nette koppeling hebben.
+
Er zitten geen klantgegevens in, of het blijft binnen een systeem dat jullie al gebruiken.
+
Het mag breken zonder dat er bij een klant iets misgaat.
+
Er is iemand die het leuk vindt, er tijd voor heeft, en die tijd volgend kwartaal nog steeds heeft.
+
Je wilt het zelf leren. Dat is een goede reden, en dan is uitbesteden juist zonde.
Herken je dit rijtje en draait het bij jullie toch prima, dan heb je ons niet nodig. Herken je het en heb je het nooit zo bekeken, dan is dat precies wat er in het half uur boven tafel komt.
Reken het na
Bij zes routes hoort een getal, en dat getal is bij alle zes hetzelfde: wat kost het dat dit werk blijft liggen? De meeste kantoren weten het niet, omdat die uren nergens op een factuur staan.
Een rekenvoorbeeld uit de accountancy.
per jaar, bij tien medewerkers
€ 16.800 extra omzet per medewerker per jaar
Declarabiliteit in dit voorbeeld
Nu
75 procent
In dit voorbeeld
85 procent
Benchmark: gemiddeld 73 procent, topkwartiel 84 procent.
Bij accountantskantoren ligt de declarabiliteit gemiddeld op 73 procent en in het topkwartiel op 84 procent, bij een gemiddeld uurtarief van 105 euro (Simplicate Accountancy Benchmark, derde kwartaal 2025, bijna 400 kantoren van 5 tot 120 fte). Een medewerker die van 75 naar 85 procent declarabel gaat, levert bij 1.600 werkbare uren ongeveer 16.800 euro per jaar extra omzet op.
Dit is een voorbeeld met aannames, uit een branche die niet per se de jouwe is. Het werkt alleen als er werk ligt om die uren mee te vullen, en niet elk kantoor haalt tien procentpunt. Daarom rekenen we het in het plan uit met jullie eigen tarief, uren en bezetting, en zeggen we het ook als het bij jullie niet uit kan.
Nog een jaar wachten kost dat lek nog een keer, en omdat het bedrag nergens staat, valt het niemand op. Het kantoor verderop dat het wel oppakt, draait dezelfde omzet met minder mensen, of meer omzet met hetzelfde team. Dat verschil zie je pas terug in zijn tarieven, zijn marge, en in de wachttijd die hij nieuwe klanten niet hoeft te geven.
Bedrijven schatten het tempo van zoiets structureel verkeerd in. In 1996 dachten Nederlandse bedrijven dat eind 1998 23 procent van hen een internetaansluiting zou hebben. Het werd 42 procent (CBS). Niet om je bang te maken: om te laten zien waarom we het uitrekenen in plaats van het te beweren.
De eerste stap kost een half uur.
Wat het lek doet in een jaar
€ 012 x het maandlek
voorbeeld, aannames hierboven
Het kantoor verderop: dezelfde omzet, minder mensen
Of: meer omzet, hetzelfde team
Vragen
Voor een of twee koppelingen kun je dat prima zelf, en dan is het ook de goedkoopste route. Zapier is het snelst voor losse koppelingen, Make zit ertussenin, n8n geeft de meeste controle en kan in je eigen omgeving draaien. Wij bouwen maatwerksoftware zoals een developer dat doet: vanuit een briefing en een kennisbasis, in eigen code waar dat beter houdt en met platforms als n8n waar dat beter te beheren is, bij voorkeur in jullie eigen omgeving. Het loopt vast op het bijhouden: een koppeling verandert, de flow valt stil zonder melding, en er is niemand wiens werk het is om dat te merken. Bij ons is dat wel iemands werk, staat er logging en foutafhandeling onder, en zie je elke maand in de cijfers of het nog klopt.
Misschien hebben jullie ons niet nodig, en dat zeggen we dan gewoon. Wij bouwen zelf met dezelfde tools, dus we gaan niet doen alsof dat niet werkt. Het verschil begint zodra er klantgegevens in gaan en het maandag moet werken: wie herstelt het als een koppeling verandert, wie heeft vastgelegd welke dienst welke gegevens verwerkt, wie heeft vooraf gemeten zodat je achteraf kunt zien wat het opleverde, en wat gebeurt er als die collega vertrekt. Draait dat bij jullie al goed, dan is zelf bouwen de betere route.
Dan beginnen we daar. In het half uur kijken we wat er staat en of het lek daar zit; vaak zit het ernaast, bij het werk dat nog helemaal met de hand gaat. Wat draait en werkt, laten we met rust. Wat stilstaat zonder dat iemand het merkt, nemen we over. En zit het lek helemaal niet bij automatisering, dan staat dat ook in het plan.
Terechte vraag, en het antwoord zit niet in een belofte maar in hoe we het bouwen. Er staan bekwame mensen in ons netwerk klaar die het werk direct kunnen overnemen. Wat we bouwen draait in onze omgeving of, zoals we aanraden, in die van jullie: dan is het jullie eigendom. En alles wat we bouwen leggen we vast: hoe het werkt, in documentatie die zowel een mens als een taalmodel kan lezen. Bij een overdracht krijg je die documentatie, en waar het helpt een video-uitleg erbij.
In een half uur vertel je hoe een gewone week loopt en vragen wij door. Daarna krijg je een uitgeschreven plan op jullie eigen cijfers, met de rekensom erbij, en dat plan is van jou, ook als het daarbij blijft. Pakt een van de andere vijf routes bij jullie beter uit, dan zeggen we dat.
Rafael Matabadal.
Oprichter WinSphere.
Je spreekt de bouwer, geen verkoper.
Wat er gebeurt als je op de knop drukt
01
Een half uur meekijken. Jij vertelt hoe een gewone week loopt, wij vragen door. Geen presentatie, geen aanbod.
Een uitgeschreven plan. Binnen een week, op jullie eigen cijfers, met de rekensom erbij.
03
Samen doornemen. In een tweede gesprek. Daar hoor je ook wat een traject zou kosten. Het plan is van jou.
04
Maandelijks opzegbaar. Bouwen, invoeren, meten, met een nulmeting vooraf. Elke maand zie je wat er veranderd is.
Stop je na het half uur, dan houd je het uitgeschreven plan over.
Bij de andere vijf routes houd je een vacature, losse flows of code over die niemand kent.
WinSphereWij maken kantoren vindbaar en halen het handwerk eruit. Website, automatisering en software op maat voor kantoren en bureaus met 10 tot 200 mensen.