Wie wij zijn
WinSphere is de handelsnaam van WinSphere Dynamics, een eenmanszaak gevestigd aan de Krooneendstraat 19 in Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93325614. Voor privacyvragen bereik je ons via info@winsphere.ai.
Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken de gegevens die je zelf verstrekt, zoals je naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, website, sector en teamgrootte, plus de gegevens die nodig zijn om onze dienst uit te voeren.
Gegevens die niet van jou zelf komen
Voor onze zakelijke dienstverlening en het benaderen van mogelijke zakelijke contacten verwerken wij soms gegevens die wij niet rechtstreeks van jou hebben ontvangen. Deze gegevens komen uit openbare of zakelijke bronnen, zoals LinkedIn en Sales Navigator en zakelijke databronnen als Apollo, en worden gebruikt voor cold e-mail via Instantly en LinkedIn-outreach via HeyReach. Het gaat om zakelijke contactgegevens, zoals naam, functie, bedrijfsnaam, sector en zakelijk e-mailadres. Wij verwerken deze gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke acquisitie (artikel 6 lid 1 sub f AVG) en informeren je hierover uiterlijk op het moment van het eerste contact, conform artikel 14 AVG. Je hebt daarbij dezelfde rechten als voor gegevens die je zelf verstrekt, waaronder het recht van bezwaar. Wil je niet langer door ons worden benaderd of je gegevens laten verwijderen? Stuur een bericht aan info@winsphere.ai en wij verwerken dat verzoek.
Doeleinden
Wij gebruiken je gegevens om contact op te nemen, offertes en overeenkomsten op te stellen, de opdracht uit te voeren en onze dienstverlening te verbeteren.
Grondslagen
Wij verwerken gegevens op basis van de grondslagen uit artikel 6 AVG: de uitvoering van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang zoals onze bedrijfsvoering, beveiliging en zakelijke acquisitie, of jouw toestemming. Daarbij houden we ons aan de beginselen van artikel 5 AVG, waaronder dataminimalisatie en opslagbeperking.
Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Concreet: facturen en fiscale administratie 7 jaar (wettelijke bewaarplicht), klant- en opdrachtgegevens 5 jaar na afloop van de opdracht, contactformulier-leads zonder opdracht 2 jaar, sollicitatiegegevens 4 weken na afwijzing (of 1 jaar met jouw toestemming). Geaggregeerde, cookieloze websitestatistieken bewaren wij conform de instellingen van ons hostingplatform Framer. Zodra Google Tag Manager en Cookiebot bij livegang actief zijn, gelden voor eventuele Google Analytics-gegevens de bewaartermijnen die wij daarin zelf instellen.
Delen met derden
Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen bij het leveren van onze diensten en alleen voor zover dat nodig is. Deze partijen verwerken gegevens als verwerker in de zin van artikel 28 AVG en bieden daarvoor verwerkersvoorwaarden aan als onderdeel van hun dienstverlening. Voor de website en onze bedrijfsvoering werken wij onder meer met: Framer (hosting en cookieloze websitestatistieken), n8n en HighLevel (verwerking en opvolging van formulier-inzendingen), Notion (interne documentatie en projectadministratie), en Apollo, Instantly en HeyReach (verrijking en benadering van zakelijke contacten, zie ‘Gegevens die niet van jou zelf komen’ hierboven). Bij livegang komen daar Google Tag Manager en Cookiebot (toestemmingsbeheer) bij.
Doorgifte van gegevens buiten de EER
Een deel van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dit geldt onder meer voor Framer (hosting), HighLevel (CRM en opvolging), Notion (interne documentatie), Apollo (zakelijke databron voor acquisitie), Instantly (cold e-mail) en HeyReach (LinkedIn-outreach), en, bij livegang, Google (analytics). Onze automatiseringsomgeving n8n draait op een server in Duitsland en valt daarmee binnen de EER. Voor de doorgifte buiten de EER zorgen wij voor een passend beschermingsniveau: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor daaronder gecertificeerde Amerikaanse partijen, of, als dat niet van toepassing is, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen. Je kunt een kopie of samenvatting van deze waarborgen opvragen via info@winsphere.ai.
Cookies en analytics
Onze website draait op Framer en gebruikt op dit moment alleen de ingebouwde, cookieloze websitestatistieken van Framer (via events.framer.com); daarbij worden geen tracking-cookies geplaatst en worden gegevens geaggregeerd verwerkt. Bij livegang activeren wij Google Tag Manager en een toestemmingsbanner via Cookiebot voor eventuele aanvullende analytics; die aanvullende analytics gaan pas draaien nadat je daarvoor via de banner toestemming hebt gegeven.
Jouw rechten
Op grond van de artikelen 15 tot en met 22 AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Ook heb je het recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (artikel 7 lid 3 AVG). Stuur daarvoor een bericht naar info@winsphere.ai; we reageren binnen de wettelijke termijn van artikel 12 lid 3 AVG.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering van websitebezoekers (artikel 22 AVG).
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, conform artikel 32 AVG. Een datalek met risico voor jou melden we zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 AVG) en, bij hoog risico, ook rechtstreeks aan jou (artikel 34 AVG).
Contact en klachten
Voor vragen kun je terecht bij info@winsphere.ai. Gezien de aard en schaal van haar verwerkingen is WinSphere niet verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen (artikel 37 AVG). Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
WinSphereAI & automatisering die je laat groeien, zonder extra mensen aan te nemen.
WinSphere