Cases

Wat we bouwden, en wat het je oplevert

Wat we bouwden, en wat het je oplevert

Wat we bouwden, en wat het je oplevert

WinSphere is de AI- en automation-partner voor B2B-dienstverleners, opgericht door Rafael Matabadal. We bepalen wélke systemen je nodig hebt en in welke volgorde, en bouwen ze: eerst de fundering (schone data, gekoppelde systemen), dan de workflows die je team tijd kosten. Hieronder zes systemen die we bouwden voor recruitment- en searchbureaus, accountantskantoren en andere B2B-dienstverleners van 10 tot 50 FTE: van een sourcingagent die een vacature in minuten tot een gescreende shortlist maakt, tot een compliance-toets die vandaag al live draait.

WinSphere is de AI- en automation-partner voor B2B-dienstverleners, opgericht door Rafael Matabadal. We bepalen wélke systemen je nodig hebt en in welke volgorde, en bouwen ze: eerst de fundering (schone data, gekoppelde systemen), dan de workflows die je team tijd kosten. Hieronder zes systemen die we bouwden voor recruitment- en searchbureaus, accountantskantoren en andere B2B-dienstverleners van 10 tot 50 FTE: van een sourcingagent die een vacature in minuten tot een gescreende shortlist maakt, tot een compliance-toets die vandaag al live draait.

Specificatie
App
Live

Live, vandaag

We bouwen niet alleen, het draait

We bouwen niet alleen, het draait

We bouwen niet alleen, het draait

Een compliance-toets die we voor een recruitmentbureau bouwden, en die vandaag al live draait.

Een compliance-toets die we voor een recruitmentbureau bouwden, en die vandaag al live draait.

Recruitment / compliance-toets · live

14 runs · echte cijfers, draait live

Formulier in, onderbouwd statusrapport uit

Zo werkt het · schematisch
Formulier
ingevuld
Risicoscore
automatisch berekend
PDF-rapport
gegenereerd
Mail + CRM
gekwalificeerde lead

Wat we bouwden.
Een zzp-compliancetoets, gebouwd voor een recruitmentbureau. De zzp’er vult de check in en krijgt automatisch een risicoscore plus PDF-rapport gemaild, waarmee hij richting de Belastingdienst kan onderbouwen dat hij aan de eisen voldoet. Een onderbouwing, geen juridisch bindend oordeel.

Uitkomst.
Draait live: 14 succesvolle runs tot en met 2 juli 2026. Echte run-cijfers, geen schatting.

14 runs live

t/m 2 juli 2026

Wat het mogelijk maakt.
Hetzelfde patroon, formulier → score → rapport, zetten we in voor elk intake-zwaar proces: meer volume aankunnen zonder de volgende hire.

Stack: n8n + document-AI + CRM (live)

Recruitment

Meer plaatsingen uit je bestaande kandidaten

Meer plaatsingen uit je bestaande kandidaten

Meer plaatsingen uit je bestaande kandidaten

Drie systemen voor recruitment- en searchbureaus, van sourcing tot opvolging. Elk blok leest hetzelfde: situatie, wat we bouwden, wat het oplevert.

Drie systemen voor recruitment- en searchbureaus, van sourcing tot opvolging. Elk blok leest hetzelfde: situatie, wat we bouwden, wat het oplevert.

Recruitment · draait in productie

Van vacature naar gescreende shortlist, in minuten

Zo werkt het · schematisch
Vacature
één ingevuld formulier
LinkedIn-scan
tot 50 profielen
Score
functie · sector · regio
CRM
gescreende shortlist

Huidige werkwijze.
Bij een executive-searchbureau begon elke opdracht met handmatig sourcen: eindeloos door LinkedIn scrollen, profielen één voor één beoordelen.

Probleem.
Uren per vacature: tijd kwijt aan zoeken in plaats van aan kandidaten spreken en klanten adviseren.

Wat we bouwden.
Een sourcingagent maakt van één vacatureformulier een zoekopdracht, haalt tot 50 profielen op en scoort ze; alleen wie de drempel haalt, komt in het CRM.

Uitkomst.
Van handmatig sourcen naar een shortlist in minuten. Draait in productie bij het bureau.

indicatief: ~2,5 uur → minuten

draait in productie

Wat het mogelijk maakt.
Meer vacatures tegelijk, met hetzelfde team: de recruiter start bij een voorgeselecteerde lijst. Meer plaatsingen per recruiter, niet meer recruiters.

Stack: n8n + CRM + sourcing

Recruitment · gebouwd

Van sollicitatie tot gebeld binnen 30 minuten

Zo werkt het · schematisch
Sollicitatie
komt binnen
Score A-E
met gap-analyse
SMS + mail
naar de toppers
Bel < 30 min
recruiter-seintje

Huidige werkwijze.
Sollicitaties komen binnen, de recruiter leest ze, vergelijkt ze met de vacature-eisen en moet de besten snel opvolgen voordat ze afhaken.

Probleem.
Handmatig screenen kost tijd, en toppers verwachten snelheid. Wie pas na twee dagen hoort, is vaak al elders in gesprek.

Wat we bouwden.
Een keten die elke sollicitatie tegen de eisen scoort (A-E in het CRM), de besten meteen een sms + mail stuurt en de recruiter seint: bel binnen 30 minuten.

Uitkomst.
Handmatige CV-beoordeling per sollicitant verdwijnt; toppers worden in minuten benaderd, niet in dagen.

indicatief: ~10-15 min per CV weg

toppers in minuten, niet dagen

Wat het mogelijk maakt.
Meer sollicitaties verwerken én sneller bij de besten zijn, met hetzelfde team. Geen toppers meer kwijt aan trage opvolging.

Stack: n8n + ATS + SMS/e-mail

Recruitment · gebouwd + getest

Warme reacties die niet meer koud worden

Zo werkt het · schematisch
Reactie binnen
in de inbox
Intentie-score
warm · lauw · niet
CRM-kans
warm komt bovenaan
Opvolging
seintje of automatisch

Huidige werkwijze.
Reacties op LinkedIn en outreach komen binnen in de inbox. Wie warm is, moet de recruiter er zelf uit pikken, onthouden en opvolgen.

Probleem.
Geen systeem eronder. Een sterke reactie die op een drukke dag blijft liggen wordt koud, en dat is een gemiste plaatsing.

Wat we bouwden.
Een laag die elke reactie opvangt, met AI de intentie scoort (warm / lauw / niet), als kans in het CRM zet, seint bij warm en zelf opvolgt.

Uitkomst.
In de test scoorde en routeerde het systeem correct: een testreactie kreeg score 84 = warm en belandde bovenaan. Geen warme reactie valt meer weg.

score 84 = warm (test)

indicatief ~1,5 uur/week minder triage

Wat het mogelijk maakt.
Recruiters richten zich op de kandidaten die er al zijn. Meer gesprekken uit dezelfde stroom reacties, zonder extra recruiter.

Stack: n8n + CRM + outreach-tools

Maatwerk-software & dashboards

Meer dan workflows: gehoste apps op je eigen data

Meer dan workflows: gehoste apps op je eigen data

Meer dan workflows: gehoste apps op je eigen data

Naast automatiseringen bouwen we maatwerk-software: apps met een eigen interface, login, database en dashboard, tegen een prijs die past bij het MKB.

Naast automatiseringen bouwen we maatwerk-software: apps met een eigen interface, login, database en dashboard, tegen een prijs die past bij het MKB.

Recruitment · ontworpen

Je eigen database, doorzoekbaar op betekenis

Zo werkt het · schematisch
Vacaturetekst
plakken
Semantisch zoeken
op je eigen database
Top-10
op betekenis, met uitleg

Huidige werkwijze.
Een executive-searchbureau in de culturele sector opende bij elke vacature LinkedIn. De eigen database met duizenden betaalde profielen bleef onaangeroerd.

Probleem.
De ATS zoekt op trefwoorden. Wie tien jaar museumervaring heeft, komt niet boven bij “cultureel beleidsadviseur”, ook al staat die ervaring er wél.

Wat we ontwierpen.
Een gehoste zoek-app op de eigen database: plak de vacaturetekst en krijg een top-10 op betekenis, niet op trefwoord, elk met uitleg.

Uitkomst.
Van uren LinkedIn-sourcing naar een shortlist in ±1 minuut. Kandidaten die je op trefwoord nooit vond, komen nu wél boven.

indicatief: uren → ±1 min

top-10 op betekenis

Wat het mogelijk maakt.
Meer plaatsingen uit de database waar je al voor betaalde. Eén extra plaatsing uit eigen bestand verdient de tool al terug.

Stack: eigen data + semantisch zoeken (ontworpen)

B2B · maatwerk-software

Maatwerk, gebouwd voor een betaalde klant

Een intel-dashboard dat openbare marktdata leest

Intel-dashboard
Schematische weergave
Grootste spelers in de markt
Speler A
Speler B
Speler C
Speler D
Openbare marktdataautomatisch uitgelezen en samengevat

Huidige werkwijze.
Een B2B-partij zocht handmatig uit wie de grootste spelers in een markt waren, document voor document.

Probleem.
Honderden uren uitzoekwerk, en tegen de tijd dat het overzicht er was, was het alweer verouderd.

Wat we bouwden.
Een afgeschermd dashboard dat openbare marktdata automatisch uitleest en samenvat wie de grootste spelers zijn, met eigen interface, login en database.

Uitkomst.
Honderden uren handmatig uitzoekwerk, terug te brengen tot een druk op de knop.

indicatief: honderden uren → 1 knop

openbare marktdata

Wat het mogelijk maakt.
Denk aan interne dashboards, intel-tools en semantische zoek-apps op je eigen data. Netjes beveiligd, data alleen voor jou.

Stack: Next.js + Supabase + n8n + AI

Zo houden we het eerlijk

Waarom hier (nog) geen namen en harde cijfers staan

We zetten geen klantnamen of logo’s op de gevel die we niet mogen gebruiken, en verzinnen geen resultaten. Wat je hierboven ziet zijn systemen die we écht bouwden, geanonimiseerd op verzoek.

Cijfers die met “indicatief” of “indicatieve schatting” zijn gemarkeerd, zijn onderbouwde schattingen, geen gemeten klantresultaat. De ZZP-statuscheck is de uitzondering: die draait met echte run-cijfers.

Zodra een klant toestemming geeft, vervangt een case mét naam, quote en hard cijfer een van deze scenario’s.

Geanonimiseerd op verzoek: geen klantnamen of logo’s. Cijfers gemarkeerd als “indicatief” zijn onderbouwde schattingen, geen gemeten klantresultaat, behalve de ZZP-statuscheck, die met echte run-cijfers draait.

Klaar om je operatie te automatiseren?

Klaar om je operatie te automatiseren?

Klaar om je operatie te automatiseren?

Je krijgt mij aan de lijn, geen accountmanager. Rafael

© 2026 WinSphere · winsphere.ai · KvK 93325614Den Haag, NL
WinSphere