Home / Sectoren / Recruitment
AI & automatisering voor recruitmentbureaus
Minder tijd naar CRM-updates en statusmails, meer plaatsingen uit kandidaten die al in je database staan.
Of doe eerst de check: twee minuten
Wat is WinSphere?
WinSphere, opgezet door Rafael Matabadal in Den Haag, maakt kantoren en bureaus met 10 tot 200 mensen vindbaar en haalt het handwerk eruit, ook voor recruitmentbureaus: een website die gebouwd is om gevonden te worden, automatisering die intake en verslagen overneemt, en software op maat als een pakket niet past. Het vakwerk raken we niet aan: het oordeel over een kandidaat, het contact met klant en kandidaat en de handtekening blijven bij jullie.
De vier lekken
Op vier vaste plekken: plaatsingen die te veel handwerk kosten, je dode database, klanten die niet terugkomen en admin. Het zijn geen incidenten maar structurele lekken, en precies daarom zijn ze te automatiseren.
1
Lek 1: nieuwe plaatsingen
Op elke vacature komt een berg sollicitaties binnen, steeds vaker met AI geschreven. Handmatig sourcen en screenen kost uren, en de sterkste kandidaat verdrinkt tussen de rest.
Lek: uren screenen, en toch toppers missen
2
Lek 2: dode database
Bij elke nieuwe vacature open je LinkedIn, terwijl je eigen bestand vol al betaalde profielen stilligt. Een groot deel van je eigen bestand wordt nooit opnieuw benaderd, terwijl heractivatie 5 tot 25 keer goedkoper is dan nieuwe sourcing.
Lek: kandidaten die je al hebt, maar niet inzet
3
Lek 3: klantretentie
Na een plaatsing houdt geen enkel systeem de klant warm. De relatie verwatert, terwijl een nieuwe klant werven 5 tot 25 keer duurder is dan een bestaande terughalen (Bain, Invesp).
Lek: klanten die je eenmalig in plaats van structureel bedient
4
Lek 4: admin en operatie
CRM-updates, statusmails en handmatige rapportages kosten ongeveer 36% van de recruitertijd.
Lek: uren die niet naar plaatsen gaan
recruitertijd gaat naar admin
duurder om nieuw te werven dan te heractiveren
tot bel-moment na een warme reactie
Wat we bouwen
WinSphere automatiseert de vier lekken aan de bron: per lek een werkende workflow in je bestaande stack (Bullhorn, Recruitee, OTYS of vergelijkbaar), geen demo ernaast. En we zeggen er eerlijk bij wat al draait en wat we nog bouwen.
Draait in productie bij een recruitmentbureau
Van vacature naar gescreende shortlist
Je zet de sourcingagent aan met een ingevuld vacatureformulier. Hij haalt tot 50 profielen op, beoordeelt elk op functie, sector, scope en regio, en zet alleen wie de drempel haalt gescreend en gescoord in je CRM. Sollicitaties gaan dezelfde route: automatisch gescoord, toppers bovenaan.
Werkend zoekpatroon, klaar voor jouw database
Dode database wakker maken
Zoeken op betekenis in je eigen bestand: vacaturetekst erin, de tien sterkste kandidaten uit je eigen database eruit, met uitleg per match. Geen trefwoordzoeken zoals je ATS doet: kandidaten komen ook boven als de woorden niet letterlijk overeenkomen. Daarbovenop een re-activatiecampagne die stilliggende kandidaten opnieuw benadert en elke reactie als taak terugzet in je ATS.
Klaar om op jouw stack te zetten
Klanten die terugkomen
Na een plaatsing houdt een check-inreeks je opdrachtgever warm: een persoonlijke mail na 30, 90 en 180 dagen uit naam van de accountverantwoordelijke, en een taak in je CRM zodra het stil blijft. Zo gaat de volgende vacature niet naar een concurrent.
End-to-end getest, klaar voor productie
Admin en opvolging automatisch
Elke reactie op je outreach wordt automatisch opgevangen: AI scoort de intentie (warm, lauw, niet), zet de contactpersoon als kans in je CRM en seint je zodra iemand warm is. CRM- en ATS-updates, statusmails en rapportages draaien mee: het werk waar nu 36% van de recruitertijd in zit.
Flow
Zodra een kandidaat binnenkomt, verrijkt en matcht WinSphere het profiel op de achtergrond. Je recruiter opent geen leeg scherm meer, maar een kant-en-klare shortlist.
Resultaat
admintijd
van de recruitertijd gaat naar CRM-updates, statusmails en rapportages.
Onze eigen sectordiagnose.
keer duurder
Zoveel duurder is een nieuwe relatie werven dan een bestaande terughalen (Bain, Invesp).
na een warme reactie
Binnen 30 minuten een seintje na een warme reactie. Zo hebben we het gebouwd.
Het verschil
De gangbare routes
✕
Een recruiter erbij. Je betaalt iemand om hetzelfde handwerk te blijven doen. De admin schaalt mee met de hire.
✕
Een los ATS-tool of AI-feature. Lost één onderdeel op, maar koppelt niet met de rest en draait op rommelige data.
✕
Zelf knutselen met Zapier. Werkt tot het breekt. Geen eigenaar, geen overzicht als het groeit.
WinSphere, foundation first
✓
Eerst het fundament. Je ATS-data op orde, dan pas automatiseren.
✓
Plaatsingen, database, retentie en admin als één keten, niet vier losse tools.
✓
Eén verantwoordelijke partij die het bouwt, bewaakt en met je bureau meegroeit.
Fit-check
Geen fit
Je bent een DIY-geneigd bureau met eigen IT dat dit liever zelf in elkaar zet, dan ben je bij een tool beter af dan bij ons.
Je bent kleiner dan 10 FTE (1-9): dan is er meestal nog te weinig volume en database om te dichten.
Je wilt kandidaten geleverd krijgen: wij doen geen sourcing als dienst, wij bouwen de systemen eromheen.
Wél een fit
Je recruiters verzuipen in sollicitaties en verliezen dagelijks uren aan screenen en CRM/ATS-admin.
Je database telt honderden tot duizenden kandidaten die niemand meer terugvindt.
Je werkt in een vast ATS (Bullhorn, Recruitee, OTYS of vergelijkbaar) en wilt daarin blijven.
Jullie willen dit echt: er is iemand die er enthousiast van wordt om werk met AI en automatisering anders te doen.
Je eigen database
FAQ
Wij ontwerpen en bouwen geautomatiseerde workflows: datapijplijnen, koppelingen tussen je systemen en AI-stappen die je terugkerende werk overnemen. Het resultaat is werkende automatisering in productie, geen advies of demo.
Ja, en dat doen we als eerste stap. AI of automatisering bovenop rommelige data automatiseert alleen de chaos. We schonen de data op en koppelen de systemen, dan pas automatiseren we. Dat is foundation first.
We bouwen maatwerksoftware: in eigen code waar het precies op jullie werkwijze moet passen, en met een platform als n8n waar dat sneller te bouwen en makkelijker te beheren is. Welke van de twee het wordt, bepaalt je proces, niet onze voorkeur. Je zit niet vast: het is van jullie, het is vastgelegd in documentatie en het draait desgewenst in jullie eigen omgeving. En het koppelt met wat je al gebruikt, van ATS en CRM tot e-mail.
Een extra hire doet het handwerk handmatig, met vaste kosten en zonder schaalvoordeel. Wij automatiseren het werk zelf, zodat je team meer doet zonder te groeien.
Juist kleinere teams winnen het meest, omdat daar de meeste tijd weglekt naar handwerk. We beginnen bij het grootste lek en bouwen vanaf daar uit. We werken vooral met B2B-dienstverleners van 10 tot 200 medewerkers.
Ja. We werken met je bestaande, gekoppelde systemen en richten verwerkingen in volgens de AVG. Zie ons privacybeleid voor de verwerkers en afspraken.
WinSphereWij maken kantoren vindbaar en halen het handwerk eruit. Website, automatisering en software op maat voor kantoren en bureaus met 10 tot 200 mensen.