Home / Sectoren / Recruitment
AI & automatisering voor recruitmentbureaus
Minder tijd naar CRM-updates en statusmails, meer plaatsingen uit kandidaten die al in je database staan.
Wat is WinSphere?
WinSphere is de AI- en automation-partner voor recruitmentbureaus van 10 tot 50 FTE in Nederland en Europa, opgericht door Rafael Matabadal. We bepalen wélke systemen je moet bouwen en in welke volgorde, en bouwen ze: eerst de fundering (schone data, gekoppelde systemen), dan de workflows die je team tijd kosten.
De vier lekken
Op vier vaste plekken: plaatsingen die te veel handwerk kosten, je dode database, klanten die niet terugkomen en admin. Het zijn geen incidenten maar structurele lekken, en precies daarom zijn ze te automatiseren.
1
Lek 1: nieuwe plaatsingen
Op elke vacature komt een berg sollicitaties binnen, steeds vaker met AI geschreven. Handmatig sourcen en screenen kost uren, en de sterkste kandidaat verdrinkt tussen de rest.
Lek: uren screenen, en toch toppers missen
2
Lek 2: dode database
Bij elke nieuwe vacature open je LinkedIn, terwijl je eigen bestand vol al betaalde profielen stilligt. Meer dan 50% van je database wordt nooit opnieuw benaderd, terwijl heractivatie 5 tot 10 keer goedkoper is dan nieuwe sourcing.
Lek: kandidaten die je al hebt, maar niet inzet
3
Lek 3: klantretentie
Na een plaatsing houdt geen enkel systeem de klant warm. De relatie verwatert, terwijl een nieuwe klant werven 5 tot 7 keer duurder is.
Lek: klanten die je eenmalig in plaats van structureel bedient
4
Lek 4: admin en operatie
CRM-updates, statusmails en handmatige rapportages kosten ongeveer 36% van de recruitertijd. Illustratief: 4 recruiters x 14 uur x €35 is €1.960 per week aan verloren capaciteit.
Lek: uren die niet naar plaatsen gaan
recruitertijd gaat naar admin
per week vrij per recruiter
goedkoper heractiveren dan sourcen
tot bel-moment na een warme reactie
Wat we bouwen
WinSphere automatiseert de vier lekken aan de bron: per lek een werkende workflow in je bestaande stack (Bullhorn, Recruitee, OTYS of vergelijkbaar), geen demo ernaast. En we zeggen er eerlijk bij wat al draait en wat we nog bouwen.
Draait in productie bij een executive searchbureau
Van vacature naar gescreende shortlist
Je zet de sourcingagent aan met een ingevuld vacatureformulier. Hij haalt tot 50 profielen op, beoordeelt elk op functie, sector, scope en regio, en zet alleen wie de drempel haalt gescreend en gescoord in je CRM. Sollicitaties gaan dezelfde route: automatisch gescoord, toppers bovenaan.
Werkend zoekpatroon, klaar voor jouw database
Dode database wakker maken
Zoeken op betekenis in je eigen bestand: vacaturetekst erin, de tien sterkste kandidaten uit je eigen database eruit, met uitleg per match. Daarbovenop een re-activatiecampagne die stilliggende kandidaten opnieuw benadert en elke reactie als taak terugzet in je ATS.
In aanbouw, klaar om op jouw stack te zetten
Klanten die terugkomen
Na een plaatsing houdt een check-inreeks je opdrachtgever warm: een persoonlijke mail na 30, 90 en 180 dagen uit naam van de accountverantwoordelijke, en een taak in je CRM zodra het stil blijft. Zo gaat de volgende vacature niet naar een concurrent.
End-to-end getest, klaar voor productie
Admin en opvolging automatisch
Elke reactie op je outreach wordt automatisch opgevangen: AI scoort de intentie (warm, lauw, niet), zet de contactpersoon als kans in je CRM en seint je zodra iemand warm is. CRM- en ATS-updates, statusmails en rapportages draaien mee: het werk waar nu 36% van de recruitertijd in zit.
Flow
Zodra een kandidaat binnenkomt, verrijkt en matcht WinSphere het profiel op de achtergrond. Je recruiter opent geen leeg scherm meer, maar een kant-en-klare shortlist.
Resultaat
36%
admintijd
van de recruitertijd gaat naar CRM-updates, statusmails en rapportages.
8 tot 14
uur per week
ruwweg €15.000 tot €26.000 per jaar vrij per recruiter zodra admin en opvolging automatisch draaien.
5 tot 10×
goedkoper
een kandidaat uit je eigen database heractiveren dan nieuw sourcen.
30 min
tot bel-moment
topkandidaten benaderd voordat ze ergens anders in gesprek zijn.
Het verschil
De gangbare routes
✕
Een recruiter erbij. Je betaalt iemand om hetzelfde handwerk te blijven doen. De admin schaalt mee met de hire.
✕
Een los ATS-tool of AI-feature. Lost één onderdeel op, maar koppelt niet met de rest en draait op rommelige data.
✕
Zelf knutselen met Zapier. Werkt tot het breekt. Geen eigenaar, geen overzicht als het groeit.
WinSphere, foundation first
✓
Eerst het fundament. Je ATS-data op orde, dan pas automatiseren.
✓
Plaatsingen, database, retentie en admin als één keten, niet vier losse tools.
✓
Eén verantwoordelijke partij die het bouwt, bewaakt en met je bureau meegroeit.
Fit-check
Geen fit
Je bent een DIY-geneigd bureau met eigen IT dat dit liever zelf in elkaar zet, dan ben je bij een tool beter af dan bij ons.
Je bent kleiner dan 10 FTE (1-9): dan is er meestal nog te weinig volume en database om te dichten.
Je wilt kandidaten geleverd krijgen: wij doen geen sourcing als dienst, wij bouwen de systemen eromheen.
Wél een fit
Je recruiters verzuipen in sollicitaties en verliezen dagelijks uren aan screenen en CRM/ATS-admin.
Je database telt honderden tot duizenden kandidaten die niemand meer terugvindt.
Je werkt in een vast ATS (Bullhorn, Recruitee, OTYS of vergelijkbaar) en wilt daarin blijven.
Je eigen database
FAQ
WinSphereAI & automatisering die je laat groeien, zonder extra mensen aan te nemen.
WinSphere