Herken je dit
Bij elk bureau ligt werk dat telkens opnieuw begint.
Niet omdat het team het niet kan, maar omdat elk klanttraject weer bij nul begint. Het is het werk dat tussen de opdrachten door valt, elke maand opnieuw, en dat nergens op een retainer staat.
De opstartfase van een klanttraject
Elke nieuwe klant start met dezelfde intake, en die intake wordt keer op keer met de hand overgetypt in jullie systemen.
Opvolging
Een lead of prospect reageert, en niemand pakt het binnen een dag op, tot het contact vanzelf koud wordt.
Maandrapportage
Elke maand haalt iemand dezelfde cijfers met de hand uit drie systemen bij elkaar, terwijl niemand daar tijd voor over heeft.
Eigenaar aan het roer, 10 tot 100 mensen, geen automation-engineer in huis. Dan weet je precies welke stapel we bedoelen.
Reken het na
Intake, opvolging en rapportage staan op geen enkele factuur. Toch kosten ze geld.
De rekensom werkt in elke branche hetzelfde. Wij hebben hem het scherpst voor accountancy, en laten hem daarom daarmee zien.
Voorbeeld met aannames
€ 16.800
per jaar
Een voorbeeld uit de accountancy, dat het principe laat zien.
Bij accountantskantoren ligt de declarabiliteit gemiddeld op 73 procent, in het topkwartiel op 84 procent (Simplicate Accountancy Benchmark, derde kwartaal 2025).
Een medewerker die tien procentpunt wint aan tijd voor werk dat wel telt, levert bij 1.600 werkbare uren en een uurtarief van 105 euro ongeveer 16.800 euro per jaar op. Niet omdat hij harder werkt, maar omdat het werk dat blijft liggen niet meer door mensen gebeurt.
Dit is een voorbeeld uit een andere sector, geen cijfer over jullie bedrijf. Het principe is hetzelfde: in het plan rekenen we het na met jullie eigen tarief, uren en bezetting, en we zeggen het ook als het bij jullie niet uit kan.
Een jaar wachten kost dat lek nog een jaar, onopgemerkt, want het staat nergens op een factuur.
Wat het lek doet in een jaar
€ 012 x het maandlek
voorbeeld, aannames hierboven
Het kantoor verderop: dezelfde omzet, minder mensen
Of: meer omzet, hetzelfde team
De eerste stap kost een half uur.
Wat er draait
Werkende automatisering, geen demo.
Een voorbeeld van een flow zoals we die bouwen.
De klant tekent. De intake staat in jullie systemen, ingevuld.
De voortgang loopt mee. Aan het eind van de maand staat de rapportage klaar, zonder dat iemand cijfers heeft gezocht.
Kies je eerste automatisering
Wat zou jij als eerste uit handen geven?
Kies een taak. Je ziet meteen wat er nu bij jou blijft liggen, en wat er maandagochtend vanzelf draait.
Nu
’s avonds, door jou
- Je zoekt in je mail welke voorstellen open staan
- Je belt of mailt zelf achter elk voorstel aan
- Een paar voorstellen blijven liggen
Maandagochtend
draait vanzelf
- Open voorstellen staan elke ochtend op een rij
- Na een paar dagen gaat er een bericht in jouw toon
- Reageert iemand, dan staat het gesprek in je agenda
Kost je alleen een half uur. Je ziet het eerst werken, daarna beslis je.
Voorbeelden, geen maatwerk: in het gesprek kijken we naar jouw proces.
Voor wie
Wel een fit
Een bureau of dienstverlener met 10 tot 100 mensen.
Elk klanttraject begint met dezelfde intake, en die kost tijd die niemand factureert.
Je wilt je manier van werken niet omgooien, maar je wilt wel weten wat het najagen en overtypen jullie kost.
Jullie willen dit echt: er is iemand die er enthousiast van wordt om werk met AI en automatisering anders te doen.
Geen fit
Je zoekt een demo of een losse chatbot.
Je wilt eerst je hele proces omgooien.
Je hebt al een automation-engineer in huis die dit bouwt en bewaakt.
Gaat het om een of twee koppelingen tussen tools die allebei een nette koppeling hebben, dan bouw je dat sneller zelf in Zapier of Make.
Voorbeelden van waar we dit zien: bureaus, adviesdiensten en andere B2B-dienstverleners met een terugkerend klanttraject.
Vragen
Wat mensen ons het vaakst vragen
WinSphereAI en automatisering voor kantoren en bureaus met 10 tot 100 mensen. Eerst doorgerekend, dan gebouwd, daarna draaiend gehouden.